Aujourd’hui, tous les métiers recourent à la bureautique, parce qu’elle offre un gain de temps incroyable. Elle facilite la collecte et le traitement des informations, la production des rapports, les recrutements, la gestion des carnets d’adresse et bien plus.
En tant que freelance notamment, il est important d’avoir de bonnes bases en bureautique si tu veux accroître ta productivité et proposer des services de qualité.
Découvre dans cet article, les outils de bases de bureautique et leurs différents usages. Les plus populaires sont ceux de la suite Microsoft, mais pour les freelance travaillant dans le digital, Google Workspace est l’alternative idéale.
Qu’est ce que la bureautique en informatique?
En informatique, la bureautique renvoie aux différentes techniques permettant de traiter automatiquement les tâches au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Les tâches prises en compte ici peuvent être des données sonores, écrites, visuelles.
Elle joue également un rôle clé dans la communication en milieu professionnel. Notamment,
- elle facilite les échanges d’informations;
- simplifie la gestion administrative;
- permet la création d’emplois de temps numériques;
- la gestion des rendez-vous.
Le traitement des données en bureautique se fait grâce à des logiciels et outils constituant la suite bureautique. Il s’agit des logiciels de traitement de texte, des bases de données, des tableurs, agendas ou encore des préAO qui sont des logiciels de présentation.
Quels sont les outils bureautiques les plus utilisés?
En informatique, on distingue plusieurs outils bureautiques, mais les plus populaires et les plus utilisés sont ceux de la suite Microsoft Office et de Google Workspace.
Zoom sur la suite Microsoft Office
Le package Microsoft office est le plus connu et le plus utilisé que ce soit par les particuliers qu’au sein des entreprises. Il se compose de plusieurs outils permettant le traitement de données textuelles et visuelles.
Microsoft Word – pour le traitement de texte
Word est l’outil le plus utilisé de la suite bureautique Microsoft Office. Il sert essentiellement au traitement de texte. Disponible aussi bien pour Windows que pour les appareils Mac, il permet de créer des fichiers, de les modifier et de les enregistrer sur ordinateur. Il existe une version mobile de cet outil, bien que limitée.
Une fois créé, le document peut être partagé ou encore imprimé. Tu peux d’ailleurs enregistrer tes fichiers Word sur ton Cloud afin d’en disposer sur d’autres appareils. C’est un outil indispensable pour un freelance travaillant dans le domaine du digital.
Pour aller plus loin, lis aussi: Les Meilleurs Outils Pour Freelance
Microsoft Excel – pour les tableaux et les graphiques
Pour créer les feuilles de calcul facilement et rapidement, quoi de mieux que ce logiciel. Excel possède un avantage énorme, à savoir qu’il permet de créer des fiches personnalisées en fonction des besoins de l’utilisateur.
Cet outil bureautique permet de présenter des données sous forme de tableaux et de graphiques. Parce qu’il intègre des formules, Excel est idéal pour les calculs, de même que pour la création des graphiques.
Avec cet outil, tu as la possibilité de créer des données chiffrées, des liaisons et même d’effectuer des tris de données. Il est utilisé au sein de pratiquement toutes les entreprises.
Microsoft PowerPoint – pour les présentations
Si tu es freelance, alors tu as certainement dû faire des présentations devant des prospects ou clients. Si ce n’est pas le cas, cela pourrait arriver très bientôt. Pour ce type de projet, PowerPoint est le logiciel de bureautique qui convient.
Il permet de faire des projections de données sous forme de diapositive au cours d’un exposé, à l’aide d’un vidéo projecteur. Les informations peuvent être présentées sous forme de texte, d’images, de graphiques ou de chiffres.
PowerPoint est très utilisé en entreprise, mais aussi dans les universités pour la présentation de travaux académiques. Il permet de mieux expliquer un projet en fournissant des données en images. Il est en plus très facile à utiliser.
Microsoft OneNote – pour la prise de notes
Comme son nom l’indique, il s’agit d’un outil d’aide à la prise et à la gestion des notes sur ton ordinateur. Il offre de belles performances pour la gestion des documents dans la mesure où il permet de les centraliser dans un même espace.
Comme tous les logiciels de bureautique, il rend les données numériques. Alors plutôt que de prendre des notes sur papier, tu peux les enregistrer directement sur la plateforme et créer des packages.
De plus, OneNote permet de classifier des informations provenant de plusieurs sources telles que Word, un site internet, PowerPoint, etc. Il t’évitera ainsi les téléchargements à répétition, les transferts et les pertes de documents.
Microsoft Outlook – pour la gestion des mails
Également compris dans la suite bureautique Microsoft, Outlook est un excellent outil de gestion de la messagerie en entreprise.
Avec Outlook, tu peux réceptionner, envoyer et organiser les mails à ta convenance. Cela te permet de gagner du temps, mais aussi et surtout de mieux gérer ton carnet d’adresses. A travers ce logiciel, tu as la possibilité de te connecter à un partenaire et de voir ses disponibilités, si jamais tu veux fixer un rendez-vous.
Si tu veux devenir assistant virtuel, cet outil est incontournable pour la gestion de certaines tâches administratives.
Microsoft Access – pour la gestion des bases de données
Ce logiciel de Microsoft Office s’utilise essentiellement pour la gestion des bases de données numériques. Il sert non seulement à la recherche, mais aussi à la saisie et au tri des données. Access s’utilise aussi pour générer des données sous forme de rapports.
Très facile à utiliser, il est doté d’une interface simple et accessible aux novices. Les données y sont intégrées à partir de feuilles de calcul mises en évidence sur l’interface.
Sur Access, tu peux intégrer ou exporter les données sans difficulté, et même les personnaliser. Il est par exemple possible de coller les données copiées sur Excel.
Microsoft Publisher – pour la création de compositions professionnelles
Le logiciel Publisher est particulièrement adapté pour les professionnels. Il peut par exemple t’aider à mettre en avant tes services à travers des maquettes parlantes et attrayantes. Le logiciel propose plusieurs modèles sur lesquels tu peux t’appuyer pour peaufiner tes propres créations.
Publisher est un outil facile à manier, qui te permettra de mettre sur pied ta propre campagne publicitaire à travers tes réseaux sociaux. Tu peux y créer des catalogues, des cartes, des bulletins et bien d’autres outils de communication utiles à l’exercice de ton activité.
Sharepoint – pour améliorer l’efficacité
SharePoint fait partie des logiciels qui améliorent l’efficacité au sein d’une entreprise. Pour les entreprises, il facilite la gestion des flux d’informations entre les différentes entités et les échanges avec les clients.
Pour un professionnel travaillant en freelance, cet outil permettra de regrouper, de classifier et de gérer les documents de façon plus efficace. Ce qui offre un gain de temps énorme lorsqu’on travaille tout seul.
Zoom sur Google Workspace
Spécialement créé pour améliorer la productivité en entreprise, Google Workspace se compose de 3 outils très utilisés par les professionnels du digital.
Google Docs – pour le traitement de texte en ligne
C’est l’outil phare de la suite bureautique de Google disponible sur Drive. Il s’agit d’une version word en ligne, qui permet d’effectuer les tâches de manière plus optimisée. Très utilisé en rédaction web, il permet de créer et de modifier des contenus de façon spontanée, et ce, par plusieurs utilisateurs.
Le propriétaire du document a la possibilité de restreindre l’accès à son utilisation personnelle ou de le partager avec d’autres internautes. Chaque document se crée à partir d’une adresse mail et pour cela, il faut être connecté à internet.
Google Doc a résolu l’épineux problème de fluidité dans le traitement de texte et la modification des documents Word.
Google Sheets – un tableur en ligne
Google Sheets permet de créer des feuilles de calcul en ligne, pouvant être modifiées au même moment par plusieurs utilisateurs.
Un Google Sheets comporte plusieurs feuilles, incluant chacune des tableaux et des formules. Il est créé à partir d’une adresse mail et peut être partagé ou pas avec d’autres utilisateurs.
Cet outil de la G suite est idéal pour créer des tableaux statistiques ou des bilans à partager avec tes collaborateurs.
Google Slides – pour des présentations en ligne
Tu as des présentations à faire, mais pas le temps d’aller à la rencontre des clients? Google Slide t’offre une excellente alternative. Tout comme PowerPoint, il permet de créer des diapositives, mais cette fois elles peuvent être modifiées par plusieurs utilisateurs.
Cet outil rend le travail fluide et intuitif. Les tâches peuvent se faire à distance sans aucune contrainte, ce qui est idéal pour les personnes qui travaillent dans le secteur du digital.
5 autres logiciels spécialisés
En plus des outils cités plus haut, il existe des logiciels et des plateformes qui facilitent le travail du freelance au quotidien.
- Notion: est un outil de bureautique qui aide à booster la productivité
- Rainlendar: une application qui permet de planifier les rendez-vous, les tâches et tous les événements importants.
- Thunderbird: un outil open source qui sert à la gestion de la messagerie.
- EssentialPIM: adapté pour la gestion des informations personnelles sur Windows, Android ou iOS.
- ToDoList: pour la planification des tâches au quotidien.
Pourquoi devrais-je apprendre à utiliser les outils de bureautique? 4 avantages
Avoir une bonne maîtrise du fonctionnement des logiciels de bureautique t’offrira des avantages indéniables en tant que freelance.
Voici 4 raisons pour lesquelles tu gagnerais à t’y mettre.
1. Améliorer ta productivité
Les logiciels de bureautique présentés plus haut permettent de travailler plus efficacement et de gagner du temps.
2. Avoir des compétences en informatique, c’est capital
Travailler dans le digital nécessite de bonnes aptitudes en informatique. Alors maîtriser ces logiciels te permettra avant tout d’être compétitif sur le marché.
3. Offrir des prestations de qualité
Avec la digitalisation et les nombreuses facilités offertes par internet, les clients recherchent désormais des professionnels à même de leur produire un travail de qualité. Et en tant que freelance, tu as l’obligation d’offrir un service complet.
4. Un meilleur stockage des données
Les pertes de données sont beaucoup moins courantes lorsque tu utilises des outils de bureautique comme ceux de Google Workspace qui enregistrent les données directement sur le Cloud.
Ressources utiles pour prendre en main les logiciels de bureautique les plus courants
Manier les outils de bureautique efficacement: on se lance?
Tu l’auras donc compris, l’utilisation des outils de bureautique te permet d’améliorer la qualité de tes services en tant que freelance. Ces différents logiciels améliorent l’efficacité et la productivité du freelance, le rendant ainsi plus compétitif.
Il existe de nombreux logiciels de bureautique, chacun étant adapté à un besoin bien précis. Dans cet article, j’ai fait le tour, alors tu devrais y trouver ton compte.
Mais ce n’est pas tout; si tu veux améliorer ta productivité, il existe de nombreuses astuces pour travailler plus efficacement.
