57 Astuces Pour Travailler Plus Efficacement

En tant que rédactrice web et nomade digital, je sais combien il peut être difficile de rester productive et efficace tout en travaillant à distance. Mais je sais aussi qu’avec les bons outils et les bonnes stratégies, il est possible d’atteindre un niveau de productivité qui me permet non seulement de respecter mes échéances, mais aussi d’avoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Et je veux partager avec toi certains des trucs et astuces qui m’ont aidé dans cette voie.

Mais d’abord, définissons ce que nous entendons par « efficacité ».

L’efficacité est la capacité d’accomplir une tâche en utilisant le moins de temps et d’efforts possible. Et dans le monde actuel, où tout va très vite et où tout est toujours en mouvement, il est plus important que jamais d’être efficace.

Selon une étude de la Harvard Business Review, les travailleurs à distance bossent en moyenne 1,4 jour de plus par mois que leurs homologues basés au bureau. Cela représente 17 jours de travail supplémentaires par an!

Donc, si tu es un freelance comme moi, ou simplement quelqu’un qui cherche à augmenter sa productivité, ces 37 conseils pour travailler plus efficacement t’aideront à tirer le meilleur parti de ton temps.

Dans cet article, on va aborder un large éventail de sujets, de la hiérarchisation et la gestion du temps à la concentration, en passant par les pauses et le repos.

En mettant en œuvre ces stratégies, tu seras en mesure d’augmenter ta productivité, de respecter tes délais et d’avoir plus de temps pour profiter des choses que tu aimes. Alors, c’est parti!

Sommaire

Apprends à hiérarchiser ton travail

La hiérarchisation est le processus qui consiste à déterminer quelles tâches sont les plus importantes et doivent être effectuées en premier.

Il s’agit d’une étape essentielle pour travailler efficacement, car elle te permet de te concentrer sur ce qui est vraiment important, plutôt que de te perdre dans des tâches moins secondaires.

Comme l’a dit Stephen Covey, auteur de « The 7 Habits of Highly Effective People », « La clé n’est pas de classer par ordre de priorité ce qui est sur votre agenda, mais de classer vos priorités. »

En fixant des priorités, tu seras en mesure de te concentrer sur les tâches les plus importantes en premier lieu, et de t’assurer que tu fais le meilleur usage de ton temps.

Retrouve un résumé du livre de Stephen Covey et pleins d’autres idées de lecture super intéressantes ici.

Zoom sur la matrice d’Eisenhower

L’un des schémas les plus populaires pour l’établissement des priorités est la matrice d’Eisenhower, du nom de l’ancien président Dwight D. Eisenhower.

Cette matrice classe les tâches en quatre quadrants en fonction de leur urgence et de leur importance.

Les tâches à la fois urgentes et importantes doivent être effectuées en premier, suivies de celles qui sont importantes mais pas urgentes. Les tâches urgentes mais non importantes doivent être déléguées ou reportées, et celles qui ne sont ni urgentes ni importantes doivent être éliminées.

Il est important de noter que l’établissement de priorités n’est pas un processus ponctuel, c’est une tâche permanente qui exige un suivi et une adaptation constants.

À mesure que de nouvelles tâches et de nouveaux projets se présentent, tu dois réévaluer tes priorités et les adapter en conséquence.

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12 tips pour bien hiérarchiser les tâches

Fais une liste de tâches à accomplir (to-do list): Note toutes les tâches que tu dois réaliser, puis hiérarchise-les en fonction de leur importance et de leur urgence.
Utilise la matrice d’Eisenhower: Classe les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance pour déterminer celles qui doivent être effectuées en premier.
Adopte la « Getting Things Done » méthode (Faire avancer les choses): La méthode GTD repose sur l’idée de noter toutes tes tâches et idées, de les organiser, puis de les décomposer en étapes réalisables. Ce peut être un outil précieux pour améliorer la productivité et l’efficacité.
Fixe des échéances claires: Le fait de savoir quand une tâche est due t’aidera à établir des priorités et à planifier ton temps plus efficacement.
Garde tes objectifs à l’esprit: Lorsque tu hiérarchises les tâches, considère comment elles s’alignent sur tes buts et objectifs généraux.
Répartis les tâches importantes: Les tâches importantes peuvent être accablantes. Décompose-les en étapes plus petites et plus faciles à gérer et attaque-les une par une.
Fais passer ton bien–être avant tout: Veille à prendre soin de toi physiquement et mentalement afin de pouvoir te concentrer sur ton travail.
Élimine les tâches inutiles: Passe en revue ta liste de tâches à faire et supprime celles qui ne sont pas vraiment nécessaires.
Essaye la méthode « Eat the Frog” (Avaler le crapaud): Cela permet d’identifier et de s’attaquer à la tâche la plus importante ou difficile dès le matin. Dès lors, tu auras un sentiment d’accomplissement et seras plus motivé pour t’attaquer aux autres tâches.
Délègue des tâches: Si tu as des tâches urgentes mais pas importantes, envisage de les déléguer à quelqu’un d’autre.
Utilise la technique Pomodoro: Découpe ta journée de travail en sessions de 25 minutes et en pauses de 5 minutes, cela t’aidera à rester concentré et à être plus productif.
Examine et ajuste: Revois et ajuste régulièrement tes priorités en fonction des nouvelles informations et de l’évolution des circonstances.

Optimise ta gestion du temps

Une bonne gestion du temps est la clé pour utiliser ton temps de la manière la plus optimale possible.

Cela implique de créer un plan et d’organiser ton emploi du temps de manière à respecter les délais, à éviter la procrastination et à optimiser l’utilisation de ton temps.

C’est essentiel pour travailler efficacement, car cela te permet de rester organisé, d’atteindre tes buts et objectifs et de trouver un équilibre entre ton travail et ta vie perso.

L’un des concepts fondamentaux de la gestion du temps est la « règle des 80/20 » ou le principe de Pareto, qui stipule que 80% des effets proviennent de 20% des causes.

Ce principe peut être appliqué à la gestion du temps en identifiant les 20% de tâches les plus importantes et en se concentrant sur leur réalisation en premier.

Comme l’a dit l’auteur et expert en productivité, Brian Tracy, « la gestion du temps est en fait la gestion de la vie ».

En gérant efficacement ton temps, tu pourras accomplir davantage en moins de temps. Par extension, tu auras plus de temps pour faire ce que tu aimes.

Quelques statistiques et recherches sur la gestion du temps

Selon une enquête de RescueTime, une personne moyenne passe plus de 3 heures par jour sur son téléphone, dont 85% sur des applications et des sites web classés comme « distrayants ».
D’après une étude de l’université de Californie, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se remettre complètement d’une interruption et revenir à la tâche en cours.
Une étude de l’Association for Psychological Science a révélé que les personnes qui gèrent mieux leur temps ont des niveaux de bien-être et de satisfaction de la vie plus élevés.
Une étude publiée dans le Journal of Applied Psychology a révélé que les employés capables de gérer leur temps efficacement sont plus susceptibles d’être engagés dans leur travail et d’être plus satisfaits de leur emploi.

Il ressort clairement de ces statistiques et de ces recherches que la gestion efficace du temps est cruciale pour la productivité, le bien-être et la satisfaction générale dans la vie.

En mettant en œuvre des stratégies de gestion du temps, on peut améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et accroître l’efficacité et l’efficience globales.

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6 conseils pour bien gérer son temps

Crée un planning: Planifie ta journée, ta semaine ou ton mois à l’avance. Tu auras ainsi une vue d’ensemble claire de ce qui doit être fait et à quel moment.
Utilise un minuteur: règle un minuteur pour des tâches spécifiques ou pour tes sessions de travail pour rester concentré et sur la bonne voie.
Répartis les tâches importantes: Divise les tâches importantes en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Elles seront ainsi moins décourageantes et plus faciles à gérer.
Apprends à dire non: Dire non à des tâches ou des demandes non essentielles peut t’aider à te focaliser sur ce qui est important.
Utilise des outils et des applications de gestion du temps: il existe de nombreux outils et applications qui peuvent t’aider à gérer ton temps plus efficacement. Par exemple Toggl, Evernote, Trello…
Tire parti de la méthode « Timeboxing »: l’idée est d’allouer des blocs de temps spécifiques à des tâches précises. Cela aide à mieux comprendre le temps dont tu as besoin pour accomplir une tâche, à planifier ton emploi du temps en conséquence et à augmenter ta concentration et ta productivité.

Fais de l’organisation ton mot d’ordre dans ton travail

Le sens de l’organisation est la capacité de suivre et de gérer des ressources, telles que le temps, l’argent et le matériel.

Selon l’auteur et expert en productivité David Allen, « Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir ». Être organisé te permet donc de désencombrer ton esprit et de te concentrer sur ce qui est important.

Une étude de la National Association of Professional Organizers a révélé que la personne moyenne perd six semaines par an à chercher des objets perdus. Cela souligne l’importance d’être organisé et l’impact que cela peut avoir sur la productivité et l’efficacité.

Par ailleurs, une étude de l’Université du Michigan a révélé que les personnes qui décrivaient leur maison comme étant en désordre ou pleine de projets inachevés étaient plus stressées.

En bref, être organisé t’aide non seulement à être plus productif et efficace, mais peut également avoir un impact positif sur ton bien-être.

8 astuces pour rester organisé au travail

Désencombre ton espace de travail: Supprime les éléments inutiles et organise ceux que tu dois garder, cela peut t’aider à augmenter ta concentration et ta productivité.
Vide ta boîte mail: traite tes mails 2 fois par jour et efforce-toi d’avoir une boîte de réception vide à la fin de chaque journée.
Prépare ta journée du lendemain la veille: Prends quelques minutes à la fin de chaque journée pour préparer le lendemain, planifie ton emploi du temps, choisis tes vêtements et fais ton sac.
Utilise des étiquettes et des dossiers: Utilise des étiquettes et des dossiers pour organiser et classer tes documents, tes mails et tes fichiers.
Tiens un agenda: Utilise un calendrier physique ou numérique pour garder une trace des échéances, réunions et rendez-vous importants.
Crée des rappels: Programme des rappels pour les tâches importantes et les échéances, afin de t’aider à rester en tête de ta liste de choses à faire.
Hiérarchise et trie: Hiérarchise tes tâches et classe-les par catégories, ce qui t’aidera à te concentrer d’abord sur les tâches les plus importantes.
Fais régulièrement le tri et le nettoyage: Garde ton espace de travail et ta maison sans encombrement, avec toutes tes choses importantes à portée de main.

Reste concentré et focalisé

Selon une étude du National Center for Biotechnology Information, la durée d’attention moyenne de l’être humain est aujourd’hui de 8 secondes, ce qui est plus court que celle d’un poisson rouge (9 secondes). Cela souligne l’importance de pouvoir se concentrer dans le monde d’aujourd’hui où les distractions sont nombreuses.

La focalisation et la concentration sont la capacité de diriger son attention sur une tâche ou une activité spécifique. Il est essentiel de pouvoir se concentrer pour travailler efficacement, car cela te permet d’accomplir des tâches plus rapidement et avec plus de précision.

Une étude de l’université de Californie a montré que le multitâche peut réduire la productivité de 40%. Cela indique que la capacité à se concentrer sur une seule tâche est cruciale pour la productivité et l’efficacité.

8 moyens de booster ta concentration

Utilise le bruit blanc: Le bruit blanc peut aider à bloquer les distractions et à créer un environnement plus propice à la concentration.
Pratique la pleine conscience et la méditation: Ces pratiques peuvent t’aider à améliorer la concentration en entraînant ton cerveau à être plus présent et moins réactif aux distractions.
Dors davantage: Un sommeil adéquat est essentiel pour la concentration. Le manque de sommeil peut entraîner de la fatigue et une diminution de la capacité de concentration.
Réduise le multitâche: Essaye de te concentrer sur une seule tâche à la fois, le multitâche peut diminuer la productivité et la précision.
Choisis de te concentrer sur le moment présent: Au lieu de penser constamment au passé ou au futur, essaye de te concentrer sur l’ici et maintenant.
Entraîne ton cerveau: Pratique des activités qui demandent de la concentration, comme les puzzles, les jeux de mémoire et la lecture, pour améliorer ta capacité de concentration.
Mange bien: Une alimentation équilibrée peut fournir les nutriments nécessaires pour améliorer la concentration.
Change de tâche: Si tu perds ta concentration sur une tâche particulière, fais une pause et passe à une autre tâche pendant un moment. Cela peut t’ aider à te rafraîchir l’esprit et à améliorer ton focus lorsque tu reviendras à la tâche initiale.

Pour aller plus loin, lis aussi: Comment Rester Concentré Plus Longtemps?

Élimine les distractions

L’élimination des distractions est cruciale pour travailler efficacement, car elle te permet de rester concentré et sur la tâche, et de tirer le meilleur parti de ton temps.

Les distractions peuvent prendre de nombreuses formes, comme les notifications, les réseaux sociaux, les e mails, les appels téléphoniques et même les personnes. Elles peuvent détourner ton attention de la tâche à accomplir et rendre difficile ta concentration.

Selon une étude de l’université de Californie, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se remettre complètement d’une interruption et revenir à la tâche en cours. Cela souligne l’importance d’éliminer les distractions pour améliorer la productivité et l’efficacité.

6 idées pour éliminer les distractions

Désactive les notifications: Éteins les notifications sur ton téléphone, ton ordinateur et d’autres appareils, ou les mettre en mode silencieux pour éviter d’être constamment interrompu.
Utilise des bouchons d’oreille ou un casque antibruit: Cela va te permettre de réduire les bruits de fond et créer un environnement plus propice à la concentration.
Travaille dans un espace dédié: Aménage un espace de travail dédié, séparé de ton espace de vie, afin de créer une séparation mentale entre le travail et les loisirs.
Donne la priorité à ton environnement: Assure-toi que ton espace de travail est propre, bien éclairé et exempt de distractions.
Utilise des applications et des logiciels comme Freedom ou Cold Turkey: Ceci afin de bloquer des sites web et des apps spécifiques pendant les heures de travail.
Fixe des limites: Impose des limites avec tes amis et ta famille. Autrement dit, fais-leur savoir quand tu travailles et quand tu es disponible pour interagir avec eux.

Maintiens une bonne communication

Une communication efficace est la capacité de transmettre des informations et des idées de manière claire et efficace. C’est crucial pour travailler efficacement. Cela contribue à réduire les malentendus et la confusion, et permet aux équipes de travailler ensemble efficacement.

La communication intervient dans de nombreux domaines de travail, notamment le travail en équipe, le service à la clientèle et la résolution de problèmes.

Selon une étude de l’International Association of Business Communicators, les organisations qui investissent dans une communication efficace ont un retour sur investissement 4,5 fois plus élevé que celles qui ne le font pas.

Une communication efficace peut être améliorée en utilisant un langage clair et concis, une écoute active et des signaux non verbaux. Cela implique également de comprendre les besoins et les points de vue des personnes avec lesquelles vous communiquez, et d’adapter ton style de communication en conséquence.

9 manières d’améliorer tes aptitudes de communication

Sois clair et concis: Utilise un langage simple et direct pour transmettre ton message, et évite d’utiliser un jargon ou des termes techniques qui pourraient prêter à confusion.
Écoute activement: Écoute activement la personne avec laquelle tu communiques, montre que tu es attentif en établissant un contact visuel, en hochant la tête et en posant des questions.
Évite le multitâche pendant les conversations: Accorde toute ton attention à la personne, évite de consulter ton téléphone ou d’effectuer d’autres tâches tout en communiquant avec elle.
Comprends les besoins et les points de vue de la personne avec laquelle tu communiques: Adapte ton style de communication en conséquence.
Utilise la communication non verbale: Utilise des indices non verbaux tels que le langage corporel et le ton de la voix pour transmettre ton message, cela peut contribuer à renforcer ce que tu dis.
Encourage une communication ouverte et honnête: Crée un environnement où les gens se sentent à l’aise pour partager leurs pensées et leurs idées.
Utilise les canaux de communication appropriés: Choisis les canaux de communication les plus appropriés au message, par exemple le mail pour les communications écrites ou le face-à-face pour les messages sensibles ou complexes.
Confirme ta compréhension: Répète ou paraphrase ce que tu as entendu pour confirmer que tu as bien compris le message.
Évite les réunions inutiles: C’est souvent une source majeure de distractions et une perte de temps si elles ne sont pas correctement planifiées et exécutées. Selon une étude réalisée par Doodle, une personne passe en moyenne 31 heures par mois dans des réunions improductives.

Prends des pauses régulières

Les pauses et le repos sont des éléments majeurs pour travailler avec efficacité, notamment parce que cela permet de se rafraîchir l’esprit, de mieux se concentrer et d’augmenter la productivité.

Selon une étude de l’université de l’Illinois, faire de courtes pauses toutes les 90 minutes peut améliorer la fonction cognitive et la productivité. Une autre étude de l’université du Sussex a montré que la méditation régulière peut améliorer la concentration de 23%.

Cela indique que faire des pauses et pratiquer la pleine conscience peut avoir un impact positif sur la productivité et l’efficacité.

Se reposer suffisamment est également crucial pour la productivité et l’efficacité. Selon la National Sleep Foundation, les adultes ont besoin de 7 à 9 heures de sommeil par nuit pour fonctionner au mieux. Un manque de sommeil peut entraîner de la fatigue et une diminution de la capacité de concentration, ce qui peut avoir un impact négatif sur la productivité et l’efficacité.

8 principes pour tirer parti des pauses afin de travailler plus efficacement

Fais de courtes promenades: Faire une petite balade pendant ta pause peut t’aider à te rafraîchir l’esprit, à améliorer ton attention et ta concentration, et à augmenter ta productivité.
Étire-toi: Intégrer des étirements à ta pause peut aider à réduire les tensions musculaires et à améliorer ta souplesse.
Pratique la méditation: Cela aide à se reposer en favorisant la relaxation, en réduisant le stress et l’anxiété, et en contribuant à un meilleur sommeil, ce qui peut conduire à une concentration et une productivité accrues.
Fais des pauses régulières: Règle un minuteur pour te rappeler de faire une pause toutes les 90 minutes.
Dors suffisamment: Veille à te reposer suffisamment. Essaie de dormir de 7 à 9 heures par nuit.
Accorde la priorité au repos: Faites du repos et de la relaxation une priorité dans ton emploi du temps.
Instaure une routine cohérente: Essaye de te coucher et de te réveiller à la même heure chaque jour pour réguler ton rythme de sommeil.
Crée une habitude au moment du coucher: Crée une routine au coucher qui t’aide à te détendre, comme lire, écouter de la musique ou prendre un bain chaud.

En conclusion: travailler efficacement est un aspect crucial pour réussir dans n’importe quel secteur au quotidien

Les conseils fournis dans cet article, tels que la hiérarchisation des tâches, la gestion efficace du temps, l’organisation, la concentration, l’élimination des distractions, la communication efficace, les pauses et le repos, sont tous des outils essentiels pour travailler efficacement.

En fixant des priorités, en gérant efficacement ton temps et en étant organisé, tu peux respecter les délais et tirer le meilleur parti de ton temps. En te concentrant, en éliminant les distractions, en adoptant une communication claire et en faisant des pauses régulières, tu peux améliorer ta concentration, réduire la confusion, te rafraîchir l’esprit et augmenter ta productivité.

N’oublie pas que travailler efficacement n’est pas une chose ponctuelle, c’est un processus continu qui nécessite des efforts et du dévouement.

Mais en apportant quelques petits changements à ta routine quotidienne, tu peux améliorer considérablement ta productivité et ton efficacité.

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