Le télétravail peut être un excellent moyen d’augmenter la productivité, de gagner du temps sur les trajets domicile-travail et d’avoir plus de flexibilité dans ton emploi du temps.
Cependant, il peut également être difficile de rester organisé lorsque tu n’as pas la structure d’un environnement de bureau traditionnel.
Dans cet article, nous allons passer en revue quelques conseils et stratégies pour bien s’organiser quand on fait du télétravail.
En suivant ces suggestions, tu seras en mesure de créer un environnement de travail plus efficace, où que tu sois.
Mais d’abord:
En quoi consiste le télétravail?
Le télétravail ou travail en remote permet aux individus de travailler de n’importe où (généralement depuis son domicile), à condition qu’ils disposent de la technologie nécessaire et d’un accès à Internet.
Télétravailler (pour une entreprise ou en tant que freelance digital) offre de nombreux avantages, tels qu’une plus grande flexibilité, des économies et la possibilité de travailler de n’importe où.
Cependant, il peut aussi présenter certains défis, comme la nécessité de créer un environnement de travail productif à la maison et de gérer les distractions.
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13 astuces pour rester organisé quand on travaille depuis chez soi
1. Créer un espace de travail dédié
Créer un espace de travail dédié est une étape cruciale pour rester organisé lorsque tu bosses à domicile.
Le fait de disposer d’un espace désigné pour travailler permet de séparer ta vie professionnelle de ta vie personnelle, ce qui peut être particulièrement important lorsque tu n’as pas les limites d’un bureau traditionnel ou d’un open space.
Voici quelques conseils pour aménager un espace de travail fonctionnel et confortable avec un équipement approprié:
Choisis un endroit calme et bien éclairé. Idéalement, ton espace de travail devrait se trouver dans une pièce ou un endroit calme de ta maison où tu peux te concentrer sans être distrait. Assure-toi que l’éclairage est bon afin de ne pas fatiguer tes yeux.
Investis dans une chaise ergonomique confortable. Tu passeras beaucoup de temps assis, il est donc important d’avoir une chaise qui soutient ton corps et te met à l’aise.
Garde ton espace de travail propre et sans encombrement. Un bureau encombré peut être une source de distraction importante, alors prends le temps de ranger et d’organiser ton espace de travail.
Personnalise ton espace en fonction de tes besoins. Que tu préfères un bureau debout, un tableau blanc pour le brainstorming ou des plantes pour ajouter une touche de nature, fais de ton espace de travail le tien.
En suivant ces conseils, tu seras en mesure de créer un espace de travail à la fois fonctionnel et agréable à travailler.
Voici quelques photos d’inspiration:
2. Établir un emploi du temps journalier
L’établissement d’une routine quotidienne est un autre aspect important pour rester organisé quand tu travailles depuis le confort de ta maison.
Une routine cohérente aide à structurer ta journée, ce qui te permet de te focaliser sur ton travail et d’accomplir tes tâches plus facilement.
Pour cela:
Fixe une heure précise de début et de fin pour ta journée de travail. Cela permet d’établir des limites et de s’assurer que tu as du temps dédié au travail et à d’autres activités.
Prévois des pauses et du temps pour prendre soin de toi. Il est important de faire des pauses pour se reposer et se ressourcer tout au long de la journée, alors assure-toi de prévoir du temps pour toi.
Planifie tes tâches de la journée. Commence chaque jour par dresser une liste des tâches à accomplir et classe-les par ordre d’importance. Cela t’aidera à rester sur la bonne voie et te permettra de voir plus facilement ce qui doit être fait.
Crée une routine cohérente le matin et le soir. L’établissement d’une routine cohérente le matin et le soir peut t’aider à commencer et à terminer ta journée sur une note positive. Il peut s’agir d’activités comme l’exercice, la méditation ou la préparation d’une liste de choses à faire pour le lendemain.
3. Utiliser les outils et la technologie pour rester organisé
Qu’il s’agisse de logiciels de gestion de projet ou d’applications de productivité, il existe une multitude d’options pour t’aider à maîtriser tes tâches et tes projets quand tu travailles depuis chez toi.
Voici quelques exemples d’outils et de technologies utiles pour rester organisé:
Logiciel de gestion de projet. Des outils tels qu’Asana, Trello et Basecamp te permettent de créer et de suivre des tâches, de les attribuer aux membres de l’équipe et de voir l’avancement de tes projets ou de ton entreprise en général.
Applications de productivité. Des applications comme Todoist et Evernote peuvent t’aider à suivre tes tâches et tes idées, à définir des rappels et à rester focus sur ta liste de tâches.
Outils de calendrier et de planification. Des programmes tels que Google Calendar et Outlook te permettent de planifier des rendez-vous, de définir des rappels et de consulter ton calendrier en un seul endroit.
Outils de stockage et de partage de fichiers. Des services comme Google Drive et Dropbox te permettent de stocker et de partager des documents, des feuilles de calcul et d’autres fichiers avec les membres de ton équipe, tes clients ou les entreprises pour lesquelles tu travailles.
4. Fixer des objectifs et des priorités clairs
Avec la mise en place d’objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART), tu pourras concentrer tes efforts et progresser vers tes objectifs.
Pour fixer et atteindre des objectifs et des priorités:
Identifie tes objectifs à long terme et décompose-les en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Cela permet de voir plus facilement ce qui doit être fait et t’aide à maintenir ta motivation intacte.
Classe tes tâches par ordre de priorité en fonction de leur importance et des délais. Cela te permet de te concentrer d’abord sur les tâches les plus urgentes (à ton rythme) et d’éviter de te sentir submergé.
Utilise un planificateur ou un outil de gestion de projet pour suivre tes objectifs et tes tâches. Cela peut t’aider à rester organisé et sur la bonne voie.
Revois et ajuste tes objectifs régulièrement. Si tes priorités ou les circonstances changent, il est important d’adapter tes objectifs et tes tâches en conséquence.
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5. Faire des pauses et prendre soin de soi
Il est facile de se laisser absorber par son travail et d’oublier de prendre soin de soi, mais il est important de faire des pauses et de pratiquer des activités qui nourrissent ton esprit et ton corps.
Voici quelques conseils pour intégrer des pauses et prendre soin de toi au quotidien:
Prévois des pauses régulières tout au long de la journée. Il peut s’agir de pauses de 5 minutes pour faire un étirement rapide à 1h30 pour manger et te relaxer.
Éloigne-toi de ton bureau et fais une promenade ou des étirements. Cela peut t’aider à mieux te concentrer et à augmenter ton niveau d’énergie.
Consacre du temps aux activités que tu aimes. Qu’il s’agisse de lire un livre, de courir ou de préparer un repas, veille à inclure des activités qui t’apportent joie et détente.
Ne néglige pas ta santé physique et mentale. Veille à bien manger, à dormir suffisamment et à privilégier les activités de soins personnels comme l’exercice et la méditation.
6. Rester en contact avec ses collègues
Le travail à distance peut parfois donner l’impression d’être isolé de ses collègues et coupé de l’aspect social du travail.
Cependant, il existe des moyens de rester en contact et de maintenir un sentiment de communauté même lorsque tu es physiquement séparé des autres employés.
Il est par exemple possible de:
Utiliser des outils de vidéoconférence comme Zoom, Skype ou Google Meet pour organiser des réunions et des rencontres virtuelles.
Organiser des pauses café ou des pauses déjeuner virtuelles pour socialiser et rester en contact avec tes collègues. Et oui, c’est bien connu, la machine à café rassemble les travailleurs et favorise un sentiment de communauté et de connexion sur le lieu de travail. Ici l’idée est la même!
Utiliser des outils de messagerie et de communication comme Slack ou Microsoft Teams pour rester en contact avec ton équipe et collaborer sur des projets.
Rejoindre des communautés ou des groupes en ligne liés à ton secteur d’activité pour entrer en contact avec d’autres personnes et échanger des idées.
Envisager de former un groupe de soutien virtuel ou un club de lecture avec tes collègues pour disposer d’un espace régulier de connexion et de soutien.
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7. Bien se préparer pour affronter la journée de télétravail du bon pied
Se préparer pour la journée peut être un élément important pour rester organisé quand on travaille à la maison.
En établissant une routine matinale, tu peux commencer ta journée du bon pied et donner le ton à la productivité et à la concentration.
Voici quelques suggestions pour te préparer à la journée à venir:
Réveille-toi à la même heure chaque jour pour établir une routine cohérente.
Habille-toi avec des vêtements adaptés au travail, même si tu n’as pas à quitter ton domicile. Cela peut t’aider à te mettre dans un état d’esprit de travail et à éviter de te sentir trop détendu ou décontracté.
Mange un petit-déjeuner sain pour alimenter ton corps et ton esprit pour la journée à venir.
Fais de l’exercice ou une forme d’activité physique pour donner de l’énergie à ton corps et te libérer l’esprit.
Prends quelques minutes pour méditer, respirer profondément ou pratiquer une autre technique de relaxation ou de réduction du stress.
Fais une liste de choses à faire pour la journée afin de t’aider à rester organisé et sur la bonne voie.
8. Éviter le multitâche
Si le multitâche peut sembler être un bon moyen d’en faire plus en moins de temps, il peut en réalité être contre-productif et entraîner une baisse de productivité et une augmentation du stress.
Voici quelques raisons pour lesquelles le multitâche n’est pas toujours la meilleure approche:
Le multitâche peut conduire à un travail de mauvaise qualité. Lorsque tu essayes de réaliser plusieurs tâches à la fois, tu risques de ne pas pouvoir accorder toute ton attention à l’une d’entre elles, ce qui peut entraîner des erreurs et un travail de mauvaise qualité.
Cela peut augmenter le stress et l’anxiété. Essayer de jongler avec plusieurs tâches à la fois peut être mentalement épuisant et conduire à une augmentation du stress et de l’anxiété.
Réaliser plusieurs tâches à la fois peut entraîner une baisse de productivité. Des recherches ont montré que le multitâche peut en fait diminuer la productivité, car il faut du temps pour passer d’une tâche à l’autre et cela peut entraîner un ralentissement du flux de travail global.
Au lieu de faire plusieurs choses à la fois, essaye de te concentrer sur une seule tâche à la fois et d’y accorder toute ton attention.
Cela peut t’aider à produire un travail de meilleure qualité et à te sentir moins stressé et débordé.
Pour t’éviter le multitâche, envisage d’utiliser des outils comme la technique Pomodoro, qui consiste à travailler pendant une durée déterminée, puis à faire une pause avant de passer à la tâche suivante.
9. Garder le contrôle de ses mails et de sa communication
En répondant aux mails et aux messages en temps opportun et en conservant la trace des informations importantes, tu seras plus à même de rester organisé et de maîtriser ton travail.
Pour y parvenir tu peux notamment:
Réserver un ou 2 créneaux précis par jour pour vérifier tes mails et tes messages. Cela peut t’aider à rester concentré et à éviter d’être constamment interrompu par des notifications.
Utiliser des filtres et des étiquettes pour organiser tes correspondances. L’idée est que tu puisses trouver rapidement et facilement les informations importantes et suivre les tâches et les projets.
Répondre aux mails et aux messages en temps voulu. En répondant rapidement aux communications, tu seras en mesure de garder les lignes de communication ouvertes et de rester au top de ton travail.
Utiliser un outil de communication comme Slack ou Microsoft Teams pour rester en contact avec ton équipe et collaborer sur des projets.
10. Séparer vie privée et travail
Si tu vis avec d’autres personnes, il peut être utile de fixer des règles afin de créer un environnement de travail plus organisé et plus productif.
Pour cela, tu peux par exemple:
Communiquer tes besoins et tes attentes à ceux avec qui tu vis. Indique clairement quand tu as besoin de calme ou de solitude pour travailler et quand tu es disponible pour les interruptions ou la socialisation.
Créer un espace de travail qui te soit réservé. Cela peut t’aider à séparer ta vie professionnelle de ta vie personnelle et à créer un environnement de travail plus concentré et plus productif.
Fixer des limites avec ta famille et tes amis. Fais savoir à tout le monde que tu bosses et que tu as besoin de temps et d’espace pour te concentrer.
Encourager les autres membres de ton foyer à respecter tes heures de travail et ton emploi du temps. Cela peut contribuer à réduire les distractions et les interruptions.
Envisager de fixer des limites à l’utilisation des espaces partagés, comme le salon ou la cuisine, pendant tes heures de travail.
Pour aller plus loin, lis aussi: Comment Rester Concentré Plus Longtemps?
11. Limiter les distractions
Limiter les distractions est un élément important pour rester organisé lorsque tu fais du home office.
Voici quelques suggestions pour réduire les distractions et rester concentré:
Désactiver les notifications sur ton téléphone et ton ordi. Cela peut contribuer à éliminer les distractions et à améliorer ta concentration.
Utiliser des écouteurs anti-bruit ou un bruit blanc pour bloquer les distractions externes.
Utiliser des outils comme Freedom ou Cold Turkey pour bloquer les sites Web et les applications qui te distraient pendant tes heures de travail.
Envisager d’utiliser un outil de suivi du temps pour voir où tu passes ton temps et identifier les distractions potentielles.
12. Effectuer les tâches ménagères en dehors des heures de travail
Nettoyer et organiser ton espace de travail peut être un moyen utile de rester organisé et de réduire les distractions lorsque tu fais le choix du télétravail.
Cependant, il est important de s’assurer que tu n’y consacres pas trop de temps ou de le faire en dehors de tes heures de travail, car cela peut nuire à ton temps de travail.
Tu peux notamment:
Réserver des moments spécifiques pour le nettoyage et l’organisation, par exemple à la fin de la journée de travail ou pendant le week-end.
Désencombrer ton espace de travail en te débarrassant des objets dont tu n’as plus besoin ou que tu n’utilises plus. Cela peut contribuer à réduire les distractions et à créer un environnement de travail plus organisé et efficace.
Utiliser des solutions de rangement comme des bacs, des boîtes ou des paniers pour que ton espace de travail reste organisé et désencombré.
13. Écouter de la musique relaxante
Écouter de la musique apaisante peut être un moyen utile de réduire le stress et d’améliorer la concentration.
Voici quelques suggestions pour intégrer la musique dans ta routine de travail:
Créer une liste de lecture de musique instrumentale et apaisante à écouter pendant que tu travailles. Cela peut contribuer à créer une atmosphère apaisante et à réduire les distractions.
Utiliser un service de streaming musical comme Spotify, YouTube ou Pandora pour découvrir de nouvelles musiques qui t’aident à te détendre et à te concentrer.
Expérimenter différents types de musique pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour toi. Certaines personnes trouvent que la musique classique est particulièrement utile pour se concentrer, tandis que d’autres préfèrent la musique plus jazzy ou des sons naturels comme le bruit de l’océan, d’une journée de pluie ou d’une rivière.
Utiliser des écouteurs pour écouter ta musique et réduire les distractions.
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En résumé, comment rester organisé et gérer son temps en télétravail?
Le travail à domicile peut être un excellent moyen d’accroître la flexibilité et d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Néanmoins, il peut également être difficile de rester organisé et productif lorsque tu n’es pas dans un bureau traditionnel.
En suivant les conseils présentés dans cet article, tu seras en mesure de créer un environnement de travail plus organisé et plus productif à la maison.
Qu’il s’agisse d’aménager un espace de travail dédié, d’établir une routine quotidienne ou de trouver des moyens de rester en contact avec tes collègues, il y a beaucoup de choses que tu peux faire pour rester organisé et concentré lorsque tu travailles à domicile. Ne te décourage donc pas!
Avec un peu de planification et d’efforts, tu peux créer une expérience de travail à domicile réussie et satisfaisante.
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