L’une des compétences principales que tout freelance doit acquérir, est de savoir gérer les attentes de ses clients. Pour y parvenir, l’idéal est de commencer du bon pied en se mettant d’accord sur le travail à réaliser.
Sur Upwork, les freelances peuvent appliquer à des contrats ponctuels ou à des missions récurrentes. La rémunération s’effectue à l’heure ou sur la base d’un prix fixe préalablement défini. Une fois le travail livré et validé par le client, le paiement se libère automatiquement.
Dans cet article, découvre tout ce que tu dois savoir sur le fonctionnement des contrats sur Upwork, depuis leur création à leur validation, en passant par leur annulation parfois nécessaire…
Let’s go!
Quels sont les différents types de contrats sur Upwork?
Les freelances qui s’inscrivent sur Upwork peuvent postuler à différentes offres. Selon les modalités choisies par le recruteur, il peut s’agir de contrat payé à l’heure ou de contrat fixe. La principale différence se trouve au niveau de la fixation du prix et des paiements.
Dans tous les cas, avant d’accepter une mission, il est toujours possible de discuter, et au besoin renégocier, les termes du contrat avec l’employeur ainsi que ses attentes en termes de délais.
Contrat payé à l’heure
Pour un contrat payé à l’heure, le client précise sur l’offre d’emploi le nombre d’heures de collaboration souhaitées, ainsi qu’une plage de prix.
Lorsque tu postules, tu vas donc négocier le tarif et t’assurer que le temps de travail estimé par le client pour accomplir la ou les tâches est raisonnable ou non.
En tant que freelance, avec un contrat payé à l’heure tu bénéficies d’une grande flexibilité et tu peux ajuster ton emploi du temps aux besoins de ton collaborateur.
Si tu parviens à impressionner des clients par ton efficacité, cela te fera plus de travail, car les contrats payés à l’heure sont facilement extensibles.
Une fois que tu acceptes une offre rémunérée à l’heure sur Upwork, la plateforme te fournit un outil de suivi de temps ou Time Tracker. Tu dois l’activer lorsque tu commences à exécuter tes tâches.
Comment fonctionne le suivi du temps (time tracker)?
L’application de bureau Time Tracker est conçue pour enregistrer le temps de travail du freelance.
Le client peut contrôler tes progrès en consultant ton journal de travail et éventuellement contester les horaires travaillés. Une option lui permet aussi de fixer une limite hebdomadaire des heures facturables.
Le time tracker favorise la collaboration et la protection des paiements sur Upwork. Une fois activé, il enregistre des captures d’écran aléatoires, environ toutes les 10 minutes. Tout ce qui est affiché sur ton écran reste dans ton journal de travail et est transféré au client.
Bien entendu, tu peux ajuster quelques paramètres pour veiller au respect de ta vie privée. Tu peux par exemple limiter les enregistrements aux fenêtres en cours, de sorte que la totalité de ton écran ne soit pas capturé.
Mais de manière générale, le time tracker compte automatiquement le nombre de clics de souris, de frappes effectuées et reçoit des informations de ton système d’exploitation.
C’est comme cela qu’il évalue ton niveau d’activité et détermine si tu es actif ou pas.
Comment ajouter manuellement du temps travaillé (add manual time)?
Le client peut activer la facturation manuelle du temps de travail à tout moment.
C’est une option en vigueur par défaut pour les entreprises, car elle est plus appropriée pour les tâches hors ligne comme les appels téléphoniques, la recherche non digitale, les transferts de fichiers volumineux, etc.
Pense à en discuter avec ton client avant de commencer le travail, car la protection de paiement horaire ne s’applique pas au temps manuel.
Tu dois juste ajouter le nombre d’heures à ton journal de travail et facturer.
Pour cela:
- Aller dans ‘My Jobs’ et cliquer sur ‘Work Diary’
- Sélectionner le contrat dans le menu déroulant
- Choisir la journée à laquelle on souhaite ajouter des heures
- Cliquer sur ‘Add manual Time’ et sélectionner la période
- Ajouter une description du travail et cliquer sur ‘Save ’
Pour effectuer cette opération à partir de l’application de bureau Upwork, tu dois:
- Ouvrir l’application
- Sélectionner le contrat
- Cliquer sur l’option ‘Add manual time’
- Sélectionner la date et les heures
- Ajouter une description du travail
- Cliquer sur ‘Save’
Je précise que tu ne peux ajouter du temps de travail qu’à la période de facturation en cours, avant que ton journal ne se verrouille, plus exactement avant midi UTC le lundi.
Cette manœuvre se limite aux intervalles pour lesquels tu n’as pas encore défini un temps de connexion.
Contrat fixe
Ici, le prix est fixé pour l’ensemble du projet mais va généralement être découpé en plusieurs milestones s’il s’agit d’un projet conséquent qui implique plusieurs étapes. Les milestones sont des contrats fixes que tu cumules pour un même client.
À chaque nouvelle étape du projet, le client crée et active un milestone. Le montant défini pour le jalon est déposé par le client dans l’escrow.
Lorsque tu termines la tâche demandée, tu le soumets et attends la validation.
Comment soumettre le travail sur Upwork?
Pour soumettre un travail, tu peux directement l’envoyer à ton client par message en utilisant, par exemple, l’option pièce jointe. Veille à respecter le format défini dans la fiche de mission.
Tu peux aussi te rendre sur ‘My jobs’ et choisir le contrat correspondant. En principe, tu devrais y trouver un gros bouton vert avec ‘Submit work for payment’.
Je te conseille d’utiliser cette seconde option, surtout s’il s’agit d’un nouveau client car à partir de là, si le client ne répond pas ou ne valide pas le travail effectué dans les 14 jours qui suivent, Upwork va automatiquement déclencher le paiement en ta faveur.
Comment proposer un nouveau milestone?
En tant qu’agence ou indépendant sur Upwork, tu planifies tes missions avec le client et définies les attentes tout au long de la collaboration.
En plus de créer de nouveaux milestones, tu peux demander la suppression ou la modification du montant et de la date d’échéance d’un jalon actif ou à venir.
Chaque changement que tu proposes est transmis à ton client, il peut l’accepter ou le refuser après examen. Je te suggère de toujours bien en discuter avec lui, avant de soumettre ta demande.
Une bonne communication est la clé sur Upwork.
Une fois son accord reçu:
- Aller dans ‘My Jobs’
- Ouvrir le contrat dans Milestones & Earnings
- Sélectionner ‘Add or Edit Milestone’
- Entrer les détails et cliquer sur ‘Send Request ’
A lire aussi: Comment Fonctionnent les Interviews sur Upwork
Puis-je annuler un contrat sur Upwork?
En tant que freelance d’Upwork, tu peux mettre fin à un contrat à tout moment, mais avant d’entamer cette procédure, la plateforme recommande d’en discuter au préalable avec le client.
En effet, la gestion avisée des projets peut aider à créer de bonnes relations de travail et aller plus loin avec le temps.
Prendre un client de cours, en revanche, peut potentiellement nuire à ton image, car, peu importe la raison de ton annulation, le client peut ne pas être compréhensif et te laisser un mauvais avis.
Fais donc bien attention avant d’accepter une offre d’être certain de pouvoir la concrétiser dans les temps et selon les attentes du client.
Si pour une raison X, tu dois tout de même revenir en arrière pour annuler un contrat, voici la démarche à suivre…
Processus d’annulation d’un contrat sur Upwork
Pour mettre fin à un contrat, qu’il s’agisse d’un contrat fixe ou haraire, tu dois:
- Ouvrir ‘All Contracts’ pour trouver le contrat
- Choisir le bouton d’options et cliquer sur ‘End Contract’ ou alors sélectionner ‘End Contract’ sur le tableau de bord
- Enfin, confirmer en cliquant sur ‘End Contract ’.
Upwork inclut probablement cette dernière étape pour s’assurer qu’un freelance ne mette pas fin à une collaboration par erreur.
Y a-t-il des risques d’être sanctionné quand on annule un contrat sur Upwork?
Sur Upwork, le freelance ne fait pas l’objet de pénalités directes lorsqu’il annule un contrat. Toutefois, le risque encouru est que le client laisse un avis négatif sur le profil du freelance, et cela peut négativement affecter le score de réussite de ce dernier.
Même si tu n’as effectué aucune transaction financière avec le client, chacun peut fournir des commentaires privés à la suite d’une annulation. Et si ces derniers sont en ta défaveur, l’effet de ce contrat avorté peut s’avérer négatif.
Aussi, s’il s’agit d’un contrat au forfait, ton client sera facturé pour les heures enregistrées mais peut contester le cycle de facturation hebdomadaire habituel.
Il peut aussi te demander un remboursement partiel ou total des paiements effectués au cours des 180 derniers jours. Cela ne lui sera accordé que si tu donnes ton approbation.
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Dois-je fermer les contrats une fois la mission terminée sur Upwork?
En tant que freelance, il faut toujours essayer de faire en sorte que ce soit le client qui ferme le contrat une fois la mission complétée avec succès car Upwork va lui demander de laisser un avis, ce qui peut considérablement booster le profil du freelance. L’unique moment où un freelance doit fermer un contrat est lorsque le contrat a été complété et les gains reçus et que l’employeur cesse de répondre.
Mettre fin à un contrat à l’heure
Avec les contrats à l’heure sur Upwork, la semaine de boulot s’achève automatiquement le dimanche à minuit.
Ensuite, tu bénéficies d’une courte période pour réviser ton journal de travail, et ton client obtient une durée plus longue. S’il ne désire effectuer aucune réclamation, le processus de paiement s’active 10 jours plus tard.
S’il est convenu que la mission va se poursuivre dans le temps, alors il n’y a aucune raison de fermer le contrat.
Mettre fin au contrat fixe
Pour les contrats fixes, tu peux faire savoir au client que tu as terminé le job, le lui transmettre et lui demander s’il nécessite de l’aide pour autre chose. Une fois le paiement effectuée et s’il ne nécessite rien d’autre pour l’instant, demande lui cordialement s’il peut fermer le contrat afin de te laisser un avis positif. Rappelle-lui que tu restes à dispo s’il souhaite te recontacter ultérieurement.
Si tu ne reçois pas de réponse de sa part, tu peux l’avertir que tu as aimé travailler sur son projet et que tu vas fermer le contrat pour le moment.
Là encore, mentionne que si besoin à l’avenir, tu seras ravi de l’aider pour une autre mission et qu’il pourra rouvrir le contrat ou bien créer un nouveau contrat.
Quoi faire lorsqu’un client ne valide pas un contrat freelance sur Upwork?
Si après avoir soumis le travail, le client ne valide pas le contrat au bout de quelques jours ou ne réponds pas, tu peux lui envoyer un petit rappel amical, mentionnant que son action permettra à Upwork de savoir que tout va bien. Quand ces rappels n’aboutissent pas, tu dois attendre 14 jours pour que Upwork libère les fonds en ta faveur.
Tu peux ensuite fermer le contrat inactif car il peut impacter négativement ton JSS ou ‘Job Success Score’, dont le calcul inclut la totalité de tes contrats.
Dans tous les cas, je te conseille de toujours rester courtois, car chaque fois que le client ferme un contrat, il doit laisser un commentaire!
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Maintenant que tu sais comment marchent les contrats sur Upwork, il ne te reste plus qu’à rechercher des stratégies que les indépendants utilisent pour construire leur flux de travail et avancer en toute confiance!
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